Funktionierende Managementsysteme unterliegen ständigen Veränderungen. Diese Veränderungen werden sowohl von interner Seite (neue Politik und Zielsetzung, erweiterte Geschäftstätigkeit, organisatorische Veränderungen) als auch von externer Seite (Wettbewerb, Gesetzgeber, Kunde) angestoßen.
 
Organisationen müssen sich weiterentwickeln, um den ständig wachsenden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Dies wird erreicht durch eine Kombination aus Innovation und Ständiger Verbesserung. Innovation bedeutet hierbei die Weiterentwicklung in großen Schritten durch Entwicklung neuer Produkte, neuer Dienstleistungen und neuer Technologien. Die Ständige Verbesserung dagegen ist die Weiterentwicklung, die sich aus der Vielzahl kleiner Verbesserungen in allen Bereichen der Organisation ergibt.
 
Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen
Korrekturmaßnahmen sind Tätigkeiten zur Ermittlung und Beseitigung der Ursache(n) eines vorhandenen Fehlers. Ziel ist es hierbei, durch das Einleiten geeigneter Maßnahmen ein erneutes Auftreten des Fehlers zu verhindern. Vorbeugungsmaßnahmen sind Tätigkeiten zur Vermeidung eines möglichen Fehlers mit dem Ziel, durch Veränderung einer bestehenden Situation das Entstehen eines Fehlers zu vermeiden.
 
Die Anstrengungen zur Ständigen Verbesserung sollten im Schwerpunkt auf der Suche nach Möglichkeiten für Verbesserungen basieren (Vorbeugungsmaßnahmen). Abwarten, bis ein Problem eine Gelegenheit zur Verbesserung erkennen lässt (Korrekturmaßnahmen), sollte vermieden werden.
 
Managementbewertung und Ständige Verbesserung
Die oberste Leitung einer Organisation, die über ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 verfügt, führt regelmäßig Bewertungen zur Ermittlung der Wirksamkeit des Managementsystems durch. Aus diesen Managementbewertungen resultieren insbesondere eine aktuelle Situationsbeurteilung, eine aus dieser Beurteilung abgeleitete Maßnahmenplanung sowie die Aktualisierung der Organisationsziele.
 
Dabei sollten diese Managementbewertungen und die Festlegung von Verbesserungszielen sowie die dazugehörige Planung unbedingt zusammenhängend betrachtet werden.
 
Verbesserungen planen und aufrechterhalten
Für die Umsetzung der Verbesserungsziele sollten innerhalb der Geschäftsplanungszyklen Pläne entwickelt werden, um ein systematisches Vorgehen bei der Realisierung dieser Ziele zu gewährleisten. Diese Pläne sollten alle Funktionen und alle Hierarchie-Ebenen der Organisation in den Prozess der Ständigen Verbesserung einbeziehen.
 
Dabei sollten folgende Aspekte regelmäßig überwacht und bewertet werden:
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Sind die durchgeführten Verbesserungsaktivitäten ausreichend, um in Summe die gewünschte Verbesserungsleistung zu erhalten?
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Werden die laufenden Verbesserungsprojekte entsprechend der Planung (Termin, Zielsetzung) durchgeführt?
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Stehen die für die Durchführung der Verbesserungstätigkeiten eingesetzten Mittel in einem angemessenen Verhältnis zu dem erzielten Nutzen?
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Beteiligen sich alle Bereiche der Organisation an dem Verbesserungsprozess?
 
Werden die Ergebnisse eines Verbesserungsprojekts anhand von zuvor definierten Kriterien bewertet, können Nutzen und Erfolg des Projekts einfach bestimmt und aufgezeigt werden. Zur Aufrechterhaltung des Erfolgs ist es jedoch erforderlich, auch nach Abschluss eines solchen Projekts entsprechende Maßnahmen durchzuführen:
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betroffene weitere Verfahren und Schnittstellen anpassen
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entsprechende Regelungen (z.B. Qualitätsmanagementhandbuch) aktualisieren
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den von den Änderungen betroffenen Personenkreis informieren bzw. schulen
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ein geeignetes Verfahren zur Überwachung der Aufrechterhaltung des erreichten Erfolgs einführen
 
Die Durchführung von Maßnahmen und Projekten zur Ständigen Verbesserung ist kein einmaliger Vorgang. Vielmehr sollte die Ständige Verbesserung als fester Bestandteil der täglichen Arbeit betrachtet werden.

Methoden zur Unterstützung von Verbesserungsprojekten lernen Sie in unserem folgenden Intensivseminar:
Qualitätsverbesserung