Voraussetzung für ein effektives und effizientes Auditsystem ist der Einsatz entsprechend qualifizierter Mitarbeiter als Auditoren und „interne Verbesserungsberater“ sowie die Gestaltung einer geeigneten Systematik zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der internen Audits. Hierzu gehört auch das Bereitstellen von geeigneten Hilfsmitteln in Form von Checklisten und Berichtsvorlagen, die es den Auditoren ermöglichen, mit geringem Aufwand eine aussagefähige Auditdokumentation zu erstellen. Auf ausgedehnte Zahlenspielereien und komplizierte Bewertungssystematiken sollte jedoch verzichtet werden, um sich ganz auf die Ermittlung und Bewertung der bestehenden Situation und das Aufzeigen möglicher Verbesserungen konzentrieren zu können.

Nur ein systematisches und konsequentes Vorgehen bei der Durchführung interner Audits ermöglicht es, in der vorgegebenen (meist knappen) Zeit eine umfassende Bewertung der vorgefundenen Situation und das Ermitteln von geeigneten Möglichkeiten für Verbesserungen zu erreichen. Der Nutzen und die damit verbundene Akzeptanz des internen Auditsystems ist insbesondere abhängig davon, wie aussagefähig und konkret das Auditergebnis ist und wie konsequent die daraus abgeleiteten Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt werden.

Beschränkt sich das Auditergebnis auf ein oder zwei Seiten Papier, auf denen lediglich „ein paar“ Abweichungen gegenüber bestehenden (Norm-) Anforderungen aufgezeigt werden, ist das Interne Auditsystem nicht geeignet, den Prozess der Ständigen Verbesserung zu unterstützen.

Vielmehr sollten in dem Auditbericht an die Geschäftsleitung (als Auditauftraggeber) die Bewertung der Au-ditkriterien sowie die ermittelten Verbesserungs- und Korrekturmöglichkeiten kurz, klar und eindeutig beschrieben werden. Darüber hinaus sollten auch Besonderheiten und erkannte Stärken aufgezeigt und festgehalten werden. Zu berücksichtigen sind ebenso erkannte Sachverhalte, die nicht im Auditplan bzw. in der Auditcheckliste enthalten sind, jedoch im direkten Zusammenhang mit den auditierten Prozessen bzw. Bereichen stehen. Nur so können die Geschäftsleitung und die betroffenen Verantwortlichen konkrete Entscheidungen zur Einleitung erforderlicher Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen treffen. Und nur so wird das Interne Audit als wichtiges Instrument zur Ständigen Verbesserung erkannt und anerkannt werden.

Die EQ ZERT-Auditpakete unterstützen die Gestaltung eines umfassenden internen Auditsystems unter Berücksichtigung der jeweiligen Anforderungen. Hierzu stehen, neben der entsprechenden Auditcheckliste, geeignete Vorlagen für die Erstellung von Auditprogrammen, Auditplänen, Auditberichten und Maßnahmenplänen als WORD-Files zur Verfügung, die je nach Bedarf bearbeitet, angepasst bzw. ergänzt werden können. Gleichzeitig enthalten sind Beispiele zur inhaltlichen Gestaltung der Auditdokumentation mit Hilfe der enthaltenen Vorlagen.