Im Rahmen der Ständigen Verbesserung entdecken viele Unternehmen das Thema Qualitätszirkel wieder neu – wenn auch zum Teil unter anderen Bezeichnungen. So suchen inzwischen Problemlösungsteams in Organisationen der verschiedensten Industrie- und Dienstleistungsbereiche systematisch nach Möglichkeiten zur Verbesserung von Produkten, Leistungen und Prozessen. Voraussetzungen für das Funktionieren eines solchen Verbesserungs-Programms ist, neben der Unterstützung durch die oberste Leitung, die aktive Teilnahme aller Führungskräfte und die Einbindung dieser Qualitätszirkel in die bestehenden Strukturen.
 
Zur Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten treffen sich kleine Gruppen von Mitarbeitern regelmäßig (z.B. wöchentlich 1 Stunde), um erkannte oder mögliche Probleme in ihrem Arbeitsbereich selbstständig zu bearbeiten. Von der Gruppe selbst ausgewählte Probleme werden, unter Leitung eines Moderators, systematisch untersucht. Die Umsetzung der dabei ermittelten und ausgearbeiteten Lösungen erfolgt, nach Genehmigung durch den Entscheidungsträger, eigenverantwortlich durch die Teammitglieder, wobei auch der dabei erzielte Erfolg durch die Gruppe selbst kontrolliert wird.
 
Dabei ist es entscheidend, dass für das erfolgreiche Funktionieren eines Qualitätszirkel-Programms als interner Problemlöser die oberste Leitung nicht nur Verantwortung übernimmt, sondern auch aktiv in das Programm eingebunden ist. Auch sollte die Beteiligung der Arbeitnehmervertretung angestrebt werden.
 
Nachdem die Arbeit der Qualitätszirkel in der Vergangenheit meist nur auf die Erhaltung und Verbesserung der Qualität der Produkte und Leistungen ausgerichtet war, haben sich mittlerweile vielfältige Zielsetzungen für Qualitätszirkel-Programme ergeben. Dies betrifft insbesondere das Ziel der Optimierung von innerbetrieblichen Abläufen und Schnittstellen.
 
Zur Koordination und Betreuung der Arbeit der Qualitätszirkel dient eine Steuerungsgruppe. Sie überwacht das effektive und effiziente Arbeiten der Qualitätszirkel, stellt die Kommunikation zwischen den Verbesserungsteams untereinander sowie mit den Fachabteilungen sicher und beurteilt und genehmigt Lösungsvorschläge. Die erzielten Ergebnisse der verschiedenen Qualitätszirkel werden durch die Steuerungsgruppe ausgewertet, um Möglichkeiten für eine weitere Nutzung der gefundenen Lösungen zu ermitteln und ggf. Input für die Arbeit anderer Qualitätszirkel geben zu können. Daneben stellt sie sicher, dass die Moderatoren der Qualitätszirkel über ausreichend Kenntnisse und Fertigkeiten bzgl. erforderlicher Methoden und Werkzeuge zur effektiven und effizienten Leitung der Teams verfügen. Auch kann es Aufgabe der Steuerungsgruppe sein, für die Anerkennung erfolgreicher Zirkelarbeit (z.B. durch die oberste Leitung) zu sorgen.
 
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